Anspruch auf Herausgabe von digitalen Unterlagen
Das Finanzamt kann von Ihnen als Steuerpflichtigem Zugriff auf Ihre digitalen Daten und Datenverarbeitungssysteme verlangen. Der Zugriff ist auf Daten beschränkt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Originär digitale Daten müssen in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahrt und bereitgestellt werden. Was ist allerdings, wenn der Steuerpflichtige mehr Daten in elektronischer Form hat, als es gesetzlich vorgeschrieben ist, und das Finanzamt auch diese einsehen will? Sind dann nur die Daten zur Verfügung zu stellen, zu deren Aufzeichnung man verpflichtet ist, oder muss man alle seine Aufzeichnungen offenlegen? Das Finanzgericht München (FG) musste darüber entscheiden, in welchem Rahmen die elektronischen Daten zur Verfügung gestellt werden müssen.
Der Kläger ermittelte seinen Gewinn nach Einnahmenüberschussrechnung. Es wurde eine Außenprüfung für die Jahre 2011 bis 2013 angeordnet. Dabei sollte der Kläger einen Frage-bogen zum EDV-System ausfüllen und überdies "den Datenträger" überlassen. Er erhob da-raufhin "gegen die pauschale Anforderung der Bereitstellung elektronischer Daten zur Durchführung der Außenprüfung" Einspruch und, nachdem dieser erfolglos geblieben war, schließlich Klage. Er besitze zwar alle angeforderten Unterlagen in elektronischer Form, sei aber nicht verpflichtet, diese dem Finanzamt in elektronischer Form zu überlassen. Das Fi-nanzamt war hingegen der Ansicht, dass eine generelle Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs-pflicht auch hinsichtlich der Betriebsausgaben bestehe und es somit auch ein Recht auf Ein-sicht und Prüfung der diesbezüglich elektronisch gespeicherten Daten habe.
Das FG gab dem Kläger Recht. Das Finanzamt hat nur das Recht auf die Herausgabe von Un-terlagen, die der Steuerpflichtige aufzubewahren hat. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Un-terlagen ist akzessorisch und besteht eben nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht. Es gibt im Gesetz keine eigenständige Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen, die nicht mit einer Pflicht zur Aufzeichnung von Daten in Zusammenhang stehen. Bei Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn nach Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, erstreckt sich die Zugriffsbefugnis des Finanzamts nur auf die Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für sie geltenden steuergesetzlichen Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind. Es reicht nicht aus, dass die elektronisch gespeicherten Daten für die Beurteilung der steuerlichen Situation relevant wären. Eine weitergehende Aufbewahrungspflicht ergibt sich auch nicht aus anderen gesetzlichen Vorschriften.
Hinweis: Wie dieser Fall zeigt, sorgt die voranschreitende Digitalisierung auch im steuerli-chen Bereich immer wieder für neue Fragen. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie sich mit ähnlichen Problemen konfrontiert sehen.
FG München, Urt. v. 18.01.2018 - 10 K 3036/16, Rev. BFH: X R 8/18
