Ordnungsgemäßer Antrag setzt auch elektronische Rechnung voraus

Als Unternehmer sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Normalerweise wird Ihnen die Vorsteuer aus den Eingangsumsätzen im Rahmen Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. der Umsatzsteuererklärung erstattet.

Unternehmen mit Sitz im Ausland haben im Regelfall keine Möglichkeit, die Vorsteuer im Rahmen einer Steuererklärung abzuziehen. Normalerweise sind sie nämlich nicht verpflichtet, sich in Deutschland steuerlich registrieren zu lassen. Trotzdem können sie vorsteuerbelastete Kosten in Deutschland haben (z.B. Tankfüllungen, Hotelübernachtungen oder die Verpflegung von Mitarbeitern). Für die Erstattung der Vorsteuer in solchen Fällen hat der Gesetzgeber ein besonderes elektronisches Verfahren vorgesehen: das sogenannte Vorsteuer-Vergütungsverfahren.

Beispiel: Der französische Unternehmer FU besucht eine Messe in Hannover. Er ist in Deutschland nicht für die Umsatzsteuer registriert. Im Rahmen seines Messebesuchs entstehen ihm Übernachtungskosten, die mit Vorsteuer belastet sind. Ebenso hat er entsprechende Kosten für einen Mietwagen.

Möchte er die Vorsteuer erstattet bekommen, muss FU das Vorsteuer-Vergütungsverfahren wählen. Ab einem Erstattungsbetrag von 250 € muss er die Rechnungen dazu elektronisch einreichen.

Fügt ein ausländischer Unternehmer in einem solchen Fall die elektronischen Rechnungen nicht bei, kann sein Vergütungsantrag abgelehnt werden. Ein Nachreichen ist nicht möglich. Dies hat kürzlich der Bundesfinanzhof bestätigt.

Hinweis: Das Vergütungsverfahren gilt auch für deutsche Unternehmer, die vorsteuerbelastete Kosten im Ausland haben. Innerhalb der EU gilt dabei überall die Pflicht zur elektronischen Abgabe - gegebenenfalls einschließlich der Rechnungen (ab 250 €). Der Antrag kann für Staaten in der EU direkt beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden.