Kanzleimanager:in / Office Management

Über die Position

Zur Unterstützung im administrativen und organisatorischen Bereich suchen wir ab sofort eine engagierte und dynamische Persönlichkeit als Office Manager:in. In dieser vielseitigen und anspruchsvollen Position agieren Sie als zentrale Schnittstelle in unser Steuerkanzlei und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts bei.

Ihre Aufgaben

• Proaktive Unterstützung in allen operativen und organisatorischen Belangen unserer Steuerkanzlei
• Selbstständige Bewältigung des kommunikativen Tagesgeschäfts und eigenverantwortliche Abwicklung administrativer Prozesse
• Management und Koordination des Fristenkalenders
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Überwachung des Bestellmanagements für Büromaterialien
• Projektkoordination für unternehmensinterne Prozesse sowie Mitwirkung bei der Datenerfassung, -analyse und Digitalisierungsprojekten
• Organisation der administrativen Abläufe sowie Datenverwaltung in der Kanzlei, z. B. Neuanlage von Mandantendaten, und Management des Büroalltags
• Erste Ansprechperson für Mandant*innen, Unterstützung bei allgemeinen Fragen und Koordination von Terminen
• Anfertigung und Bearbeitung verschiedener Schriftstücke, Betreuung des Schriftverkehrs, Postein- und -ausgang sowie Vertragserstellung
• Optimierung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen sowie internen Schnittstellen und Prozessen
• Führung eines Teams von drei Mitarbeitenden
• Bearbeitung und Umsetzung von Sonderprojekten, insbesondere Digitalisierung, Automatisierung und Implementierung neuer Lösungen
• Unterstützung im Social Media Marketing
• Personalverantwortung für Auszubildende
• Professionelles Terminmanagement

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Organisationsfunktion
• Versierter Umgang mit MS Office-Anwendungen, idealerweise grundlegende DATEV-Kenntnisse
• Hohe Flexibilität, Organisationsgeschick und Belastbarkeit
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen
• Selbstständige, zuverlässige und teamorientierte Arbeitsweise

Was wir bieten

Ein vielseitiger und verantwortungsvoller Arbeitsplatz in modernen Büroräumen, eine attraktive und leistungsorientierte Vergütung sowie Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.